1

Как ускорить работу бухгалтера: три шага к максимальной эффективности

23 сентября, 2020

Как правило, бухгалтер уделяет работе с документами гораздо больше времени, чем среднестатистический офисный сотрудник. От того, насколько эффективно она выстроена, зависит многое: от скорости составления отчётности до производительности бизнес-процессов компании в целом. К тому же, без оптимизации это направление может формировать повышенные расходы.

По данным IDC, большинство организаций тратят на обработку и печать документов свыше 10% выручки.

Поэтому так важно использовать все доступные способы ликвидации узких мест в бумажном и электронном документообороте. Особенно сейчас, когда во многих компаниях бухгалтеры перешли на «удалёнку».

Лучше всего начать с рациональной организации рабочего места. Где бы оно ни находилось: дома или в офисе, каждый его элемент должен помогать вам решать задачи качественнее, быстрее и удобнее. Добиться этого помогут три важных шага: перераспределение времени, внедрение новых технологий и улучшение эргономики.

Шаг 1. Перераспределение времени

Начните с анализа рабочих процессов. Занесите в таблицу всё, на что вы тратите время в течение дня. Ничего не пропускайте — даже если кажется, что речь идёт о мелочах. Чем выше точность и детализация, тем большего вы сможете добиться от оптимизации в конечном итоге.

Используя заполненную таким образом таблицу, посчитайте, сколько времени у вас отнимают разные задачи, и выделите «рекордсменов». Особое внимание уделите потерям, которые напрямую не связаны с работой. Например, на ожидание, пока включается техника, и на устранение проблем, таких как перезагрузка зависающего компьютера, перепечатка зажёванных в принтере или испорченных документов.

Когда вы найдёте источники утечек времени, подумайте, что могло бы их устранить. Возникают ли проблемы с доступом к файлам и обмену данными из-за неудобного программного обеспечения? Насколько удачно необходимые функции распределены по разным устройствам? Например, пользоваться сканером и принтером по отдельности может быть менее удобно, чем многофункциональным устройством (МФУ), которое сразу и печатает, и сканирует, и копирует документы.

Возможно, такая проверка покажет, что пришло время поставить новое, более удобное, функциональное и производительное оборудование. Это потребует дополнительных вложений, но будьте уверены, что оптимизация окупит расходы.

Шаг 2. Внедрение новых технологий

Используйте технические решения, которые экономят время и ресурсы. Например, обратите внимание на облачные инструменты. С ними вы будете меньше зависеть от офисной инфраструктуры и сможете быстро решать любые задачи даже из дома.

Большую помощь бухгалтеру могут оказать и современные СЭД и CRM-системы с возможностью дистанционного подключения. Особенно, если они поддерживают нотификацию пользователей о появлении задач, добавлении документов и других событиях. Так вы не пропустите важные обновления в информационной системе компании.

Значительную долю в работе любого бухгалтера составляют повторяющиеся процессы. По возможности старайтесь их автоматизировать. В частности, это помогают сделать приложения для МФУ (обратите внимание, что их поддерживают далеко не все модели).

Например, с помощью специализированного приложения для печатных устройств на платформе Xerox ConnectKey можно автоматизировать выгрузку и печать расчётных листов, полностью снимая эту задачу с бухгалтера. Каждый сотрудник сможет самостоятельно выбрать на экране устройства расчётный период и получить лист со сведениями о своей заработной плате.

Если вам приходится оцифровывать пакеты товаросопроводительной или другой разнородной документации, приложение Scan&Split поможет не тратить время на распределение файлов в разные папки с сортировкой по контрагентам или другим признакам. Это решение автоматически разделяет пакеты документов на основе машинного распознавания штрихкодов.

Также можно «научить» МФУ распознавать данные в документах и сохранять их в структурированном виде. Например, с этим может помочь приложение ID OCR, которое избавит бухгалтера от ручного ввода информации из паспортов и удостоверений. В результате удастся не только сэкономить время, но и снизить риск ошибок.

При однотипных операциях сканирования, сохранения и пересылки документов увеличить скорость работы способна технология Visioneer OneTouch, встроенная в сканер.

Например, с ней можно одним нажатием кнопки отсканировать документы, сохранить их в необходимом формате, загрузить в облако и отправить по электронной почте.

Шаг 3. Улучшение эргономики

Чтобы поддерживать производительность труда на максимально высоком уровне, важно устранить источники раздражения и неудобства на рабочем месте. Предметы и устройства, которые вы регулярно используете, всегда должны быть под рукой, иначе поиск степлера или записной книжки может надолго отвлечь вас от действительно важных задач. К тому же лишние минуты, которые вы тратите на то, чтобы достать вещь, лежащую в неудачном месте, постепенно сложатся в потерянные часы рабочего времени.

Позаботьтесь о том, чтобы вас не отвлекал шум, поддерживайте комфортную температуру и сохраняйте удобное положение тела за столом. Не забывайте и о хорошем освещении, которое должно сочетаться с приятными для глаз настройками монитора. Тогда вы будете меньше уставать на работе и добиваться более высоких результатов.

Для повышения собственной эффективности бухгалтеру, да и любому другому сотруднику не обязательно проходить дорогостоящие тренинги. Внимательно изучите ваши рабочие процессы, распределите время и ресурсы более рационально, не бойтесь внедрять технологические новшества и создайте комфортную, хорошо продуманную среду, в которой ничто не будет отвлекать вас от главного. Тогда вы сможете успевать больше за меньшее время — как в офисе, так и на «удалёнке».