1

Оптимизация расходов офиса: на чем компании могут эффективно сэкономить в 2021 году

30 сентября, 2021

В этом году многие компании взяли курс на сокращение издержек и адаптацию бизнеса к современным условиям рынка. Вместе с этим трансформируется представление владельцев компании, что такое офис, оснащение офиса и кто должен администрировать офис.

Первый очевидный способ экономии – снижение издержек на аренду офиса за счет сокращения квадратных метров, т. е. переход на гибридный офис. Гибридный офис – это открытое пространство для совместной работы, устроенное по аналогии с классическим опенспейсом. Однако, фиксированное место за каждым сотрудником может не закрепляться.  И здесь компания применяет так называемую систему hot-desking рассадки: сотрудник, выходящий по своему расписанию в офис, бронирует желаемое рабочее место на виртуальной карте через приложение или на внутреннем портале компании. Выбор данного формата дает возможность сократить объем арендуемых площадей до 30-40%.

Второй способ, который может предпринять владелец компании для сокращения затрат – это эффективная экономия на оргтехнике. Если ранее настольный принтер был насущной необходимостью, то сегодня миром офисной печати правят коридорные решения, которые могут обеспечивать печатью весь офис. Начиная от присутствующих сотрудников, до коллег, работающих удалённо, т.к. большинство современных моделей принтеров используют сетевое подключение.

В качестве надёжного помощника предлагаем рассмотреть цветное МФУ AltaLink C8130. Многофункциональное устройство «3-в-1» МФУ AltaLink C8130— настоящий мини-центр оперативной печати. С помощью этого МФУ возможно осуществлять копирование, сканирование, печать текстовых документов и фотографий. Кроме того, для удаленного доступа к МФУ можно легко подключаться с мобильных устройств с помощью технологий Apple AirPrint, Google Cloud Print и Mopria, а также плагина Xerox Print Service для Android и технологии NFC. Это означает что можно печатать из облака и сканировать напрямую в облако.

Третий способ – это передача обслуживания офиса на аутсорс. Найти подрядчика по организации клининга, снабжения канцелярскими принадлежностями — экономия невеликая. Другое дело — администрирование офиса «под ключ». При условии экономии бюджета владелец компании может получить предложение, включающее полное сопровождение офиса на сумму в полтора раза меньшую, чем суммарные затраты компании на собственное администрирование.

Трансформация офисного пространства тесно связана с трансформацией бизнес-моделей, и построением новой технологической экосистемы. Однако, гибридный офис, экономия на оргтехнике и аутсорсинг — неполный перечень методов снижении затрат. На сегодняшний день вышеперечисленные подходы к рабочему пространству для многих компании в стране возможно в новинку. Но можно уверенно говорить, что за ними будущее.